Phía Nhật Bản:
- Giấy lí do mời
- Thư bảo lãnh
- Lịch trình công tác
- Một trong những tài liệu giới thiệu về công ty sau:
- Sổ bộ đăng ký pháp nhân – Tokibo (không nhận bản sao hoặc fax)
- Bản in trang web của công ty
- Pamphlet giới thiệu về công ty
- Bản sao báo cáo 4 quý của công ty.
- Trong trường hợp người mời là cá nhân (giáo sư các trường đại học) thì có thể thay thế các hồ sơ nói trên bằng giấy chứng nhận nghề nghiệp.
- Lưu ý: Thư bảo lãnh, thư mời đều phải được đóng mộc công ty.
Phía Việt Nam:
- Hợp đồng ngoại thương (bất kì tài liệu nào cung cấp chứng minh mối quan hệ giữa hai bên)
- Thư đề cử công tác (ghi rõ chi phí chuyến đi do công ty chi trả)
- Đăng kí kinh doanh (sao y bản chính)
- Hộ chiếu,
- Hình 4×6,
- Hộ khẩu,
- Chứng minh nhân dân
- Hợp đồng lao động của người xin visa
